Descripción del puesto de Auxiliar de Cuentas a Pagar
Tiempo completo • Pierre Part Store
Beneficios:
- Coincidencia 401(k)
- Seguro dental
- Descuentos para empleados
- Seguro médico
- Tiempo libre remunerado
- Seguro de visión
Las principales funciones de un Secretario de Cuentas a Pagar incluyen, pero no se limitan a, proporcionar apoyo financiero, administrativo y clerical a la organización. Su función principal es completar los pagos y controlar los gastos recibiendo pagos, además de procesar, verificar y conciliar facturas.
Puede requerir un diploma de bachillerato o su equivalente y de 0 a 2 años de experiencia en el campo o en un área relacionada. Tiene conocimiento de conceptos, prácticas y procedimientos comúnmente usados dentro de un campo concreto. Cumple con las directrices establecidas para desempeñar las funciones del trabajo. El candidato seleccionado desempeñará un papel fundamental en la consecución de nuestros objetivos de satisfacción del cliente y crecimiento de ingresos.
Responsabilidades:
- Trata amablemente a los clientes para garantizar la satisfacción.
- Saluda a los clientes al entrar o salir del departamento y responde a las consultas de los clientes.
- Colabora y mantiene una relación profesional con los proveedores y ayuda a responder cualquier consulta del vendedor.
- Procesa todo el correo entrante y distribuye en consecuencia.
- Capacitado en el manejo del software de cuentas a pagar u otros sistemas informáticos aplicables.
- Es competente en el manejo de equipos de oficina como máquina de sellar sobres, máquina de postal, fotocopiadora, fax y escáner.
- Verifica y aprueba todos los vales de pago.
- Procesa toda la documentación relevante para el Departamento de Cuentas a Pagar, que incluye contenedores de documentos del Departamento de cuentas a pagar, facturas, copias de seguridad, cargas, facturas devueltas de los responsables de departamento, órdenes de compra de la empresa, vales de pago, avisos de deducción de facturas, ventas de cuentas por cobrar y pagos en tickets de cuenta. Este proceso también incluye la preparación, escaneo y carga de los documentos en el software de AP.
- Prepara las comprobaciones de cuentas por pagar y distribuye en consecuencia.
- Calcula el margen minorista de la mercancía para las facturas recibidas diariamente y lo distribuye al responsable de departamento correspondiente para su aprobación y procesamiento mediante controles de inventario.
- Mantiene los archivos de cuentas a pagar actualizados, listos para el pago y pagados.
- Abre nuevas cuentas de proveedores y cuentas de cuentas por pagar.
- Mantiene informes de revistas
- Prepara análisis de cuentas según sea necesario.
- Introduce diariamente en el software el lote de ventas de cajas registradoras por cobrar.
- Mantiene el equilibrio diario de las cuentas en el software de cuentas a pagar.
- Ayuda con los estados de cuenta mensuales de cuentas por cobrar
- Mantiene todos los extractos bancarios y presenta los documentos correspondientes.
- Proporciona asistencia de respaldo cuando es necesaria para cuentas por cobrar, Service Desk, proyectos especiales y para dirigir llamadas entrantes desde el sistema telefónico automatizado.
- Prepara, emite y distribuye donaciones monetarias aprobadas por la Alta Dirección.
- Reporta problemas mecánicos con cualquier equipo mediante el uso de Formularios de Orden de Trabajo.
Exigencias físicas:
Las exigencias físicas descritas aquí son representativas de aquellas que debe cumplir un empleado para desempeñar con éxito las funciones esenciales de este trabajo. Se pueden hacer adaptaciones razonables para permitir que las personas con discapacidad desempeñen las funciones esenciales.
Mientras realiza las funciones de este trabajo, el empleado debe sentarse, ponerse de pie, hablar o escuchar. El empleado debe usar las manos o los brazos para dedos, manipular o alcanzar. Se les exige trepar, mantener el equilibrio, agacharse, arrodillarse, agacharse o gatear. El empleado puede estar obligado a levantar y/o mover hasta 50 libras.
No importa quién seas o a dónde llames hogar, agregas algo poderoso a cualquier equipo en el que estés. Tal vez sea un impulso de logro, una necesidad de descubrir o crear, o un deseo de ayudar a los demás. Como parte de nuestro equipo, utilizará sus talentos, visión y pasión únicos para ayudar a apoyar a nuestras comunidades, en los mejores momentos y en los mayores desafíos.
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